4 - ANIMATION DU SITE : LA COMPOSANTE HUMAINE
• 4.1.1 - Equipe de conception
• 4.1.3 - Prévoir la mise à jour dès la conception
• 4.1.4 - La réalisation
• 4.1.6 - Le webmestre, la webmaîtresse
[ Cette section 4.1 est divisée en deux fichiers : lisez donc aussi la première partie ]
4.1.4 - La réalisation
Certains profils de poste sont à pourvoir, dès l'étape de réalisation, et il est bon qu'ils restent pourvus pour accompagner la vie du site et son suivi.
Vous aurez sans doute besoin d'un bon rédacteur, en interne, si les rubriques du site nécessitent, en plus des textes déjà existants, quelques pages au contenu nouveau, spécifique.
L'équipe de conception, si c'est en dehors de ses compétences et si elle le juge opportun, pourra aussi, pour la réalisation du site, se faire aider d'un graphiste : celui-ci proposera un graphisme pour vos pages intérieures, réalisera la page d'accueil dans la même ambiance, dessinera vos boutons de navigation, fixera et réalisera en un mot une charte graphique pour le site, à insérer dans le cahier de conception et de réalisation.
Assurez-vous également la collaboration d'un bon informaticien de l'Internet, pour vous conseiller si vous avez des difficultés avec le HTML, avec l'organisation de vos fichiers ou l'hébergement, ou si vous êtes victime d'attaques malveillantes (pirates, "mail-bombing" et autres failles de sécurité). Si vous désirez utiliser une nouveauté technique, il saura vous indiquer si elle s'inscrit dans le "cahier des charges" informatique défini grâce au chapitre 2 (Maîtriser la technique). Si vous vous sentez trop peu sûr de vous pour la réalisation, vous pouvez enfin décider de la confier à un prestataire extérieur, sur la base de votre cahier des charges.
Souvenez-vous : au chapitre sur la technique, j'ai recommandé la réalisation de tests sur votre prototype de site, puis sur la version bêta, avant l'installation définitive. Et bien, il est temps de commencer à recruter les testeurs.
4.1.5 - Equipe de suivi, mise à jour décentralisée
Dans une première étape, prévoyez, dans l'équipe de conception, un coordinateur pour le suivi, la mise à jour du site. Il aura ainsi participé aux discussions préliminaires, et comprendra mieux les cahiers de conception et de réalisation. Nommé "webmestre" ("webmaîtresse") dans le reste de ce chapitre, sa fonction est abordée plus complètement dans le chap. 4.1.6.
Afin de pouvoir estimer la charge de travail nécessaire à la mise à jour du site, vous avez noté, au moment de la conception, la liste des rubriques à mettre à jour, avec les facteurs de périodicité et de diligence de l'opération. Vous savez aussi où se trouvent les documents sources nécessaires à ces opérations, et quel type de mutation il faut leur faire subir avant de les intégrer au site : sélection, réécriture, saisie, conversion d'un logiciel à un autre, d'un format à un autre... Vous avez enfin défini les règles de réalisation du HTML, grâce à vos gabarits. Et votre hébergeur vous a indiqué la procédure (logiciel, mot de passe) pour l'installation de votre site sur sa machine.
Selon la charge de travail prévue, peut-être aurez-vous estimé qu'une seule personne est à même d'assurer seule la mise à jour, si vous dégagez un(e) permanent(e) à mi-temps ou à plein temps. Cette personne, intitulée par la suite "webmestre" ou "webmaîtresse", se sera intégrée rapidement à la réflexion sur la conception, si possible.
Si vous privilégiez au contraire le travail en équipe, parce que les opérations sont nombreuses, et ne peuvent se faire, par manque de permanent, que de manière bénévole, vous allez constituer une équipe de mise à jour du site. Pensez que l'Internet est un outil qui s'adapte à merveille aux méthodes de travail décentralisées, participatives et non hiérarchiques (un vrai bonheur !). Prospectez auprès des camarades de province : les militants prêts à mettre la main à la pâte dans le long terme ne sont pas si nombreux. Les membres de l'équipe du suivi doivent, eux, posséder des connaissances techniques plus poussées que celles de l'équipe de conception : ils peuvent reprendre un gabarit pour y glisser du texte et les balises HTML nécessaires, ils connaissent et pratiquent le web et piocheront dans leurs balades de bonnes idées pour renouveler le site. Puisqu'ils font partie intégrante de l'association, ils en suivent l'évolution depuis l'intérieur et ont des idées de nouvelles rubriques. Le principal critère de sélection, par expérience, est de les choisir pour leur sens de la responsabilité, s'ils doivent assumer la charge d'une rubrique ou répondre au courrier électronique.
Ne vous laissez pas arrêter par une maigre expérience en HTML : quelqu'un de débrouillard en informatique et que le défi amuse, peut apprendre les bases du HTML en une soirée et s'intégrer à l'équipe de suivi. Mais il faut qu'il (elle) soit réellement intéressé(e) par le média : bien sûr, vous pouvez former un bureauticien à mettre à jour les pages, sans qu'il comprenne ce qu'il fait ni l'intérêt du site, mais vous perdez en capacité d'innovation ce que vous imaginez gagner en efficacité. Expliquez le shéma du site, l'articulation des diverses rubriques, vos gabarits et comment récupérer et modifier le code source d'une page-type. Il peut en profiter, au cours de la même soirée, pour comprendre comment le site a été conçu en discutant avec vous du cahier de conception. Si le nouveau venu est au contraire un cyber-pro, prenez la peine de lui expliquer la politique technique du site, et pourquoi vous évitez de proposer des gadgets inaccessibles à tous : les nouveaux venus sont souvent friands de montrer ce qu'ils savent faire.
N'oubliez pas, dans l'équipe, de recruter les personnes chargées de répondre au courrier électronique.
Que chacun expose ensuite ses disponibilités en temps : quelques heures toutes les semaines, pour s'occuper d'une rubrique dont le contenu change régulièrement ; deux semaines maintenant puis presque plus rien, pour épauler la mise en ligne d'un gros document... Les tâches sont alors distribuées, selon le temps mais aussi les goûts et les centres d'intérêt, bien sûr. Quant aux compétences, sachez les animer : une formation de quelques jours peut être utile (2), ne cédez pas à l'estimation trop courante malheureusement que la machine, ou le logiciel, font tout tout seuls. Une formation, courte mais de qualité, fait gagner du temps et procure du plaisir à travailler, en éliminant le stress du "bidouillage".
Vous pouvez également chercher, pour chaque grande rubrique, ou chaque thème, ou chaque groupe de travail, un correspondant. Il sera d'abord chargé de vous informer des textes à rajouter, des pages à actualiser. Puis vous pourrez lui proposer (vérifiez d'abord que l'informatique ne le rebute pas...) de prendre en charge lui-même la mise à jour des pages de son groupe.
Vous pouvez également décider que les membres de l'équipe de suivi sont (ou devront être à terme) autonomes, c'est à dire qu'ils mettront à jour eux-mêmes les pages sous leur responsabilité, sans passer par vous. Pour cela, il peut être utile de prévoir, dès la conception du site, un rangement physique des fichiers dans des répertoires qui correspondent aux rubriques, aux thèmes. De sorte qu'il soit possible d'attribuer un mot de passe spécial à chacun de ces répertoires, qui ne sera connu que de la personne chargée de la mise à jour de son contenu (et du webmestre-coordinateur, bien sûr) : ainsi chaque correspondant aura accès, pour y apporter les modifications nécessaires, à la rubrique à sa charge, et uniquement à elle, grâce à son mot de passe. Charge à lui, après qu'il (elle) ait réalisé les modifications, de prévenir le webmestre, par e-mail par exemple, que des pages ont été mises à jour ou créées, afin qu'il puisse y jeter un coup d'oeil.
Puisque nous en sommes à l'aspect technique, pensez à réunir tous vos gabarits dans un seul répertoire, avec le document de conception/réalisation, à rédiger une page avec tous les conseils de réalisation de votre HTML (page que vous enrichirez au fur et à mesure des difficultés rencontrées), et à communiquer ces renseignements aux nouveaux venus dans l'équipe de suivi. Si vous avez un intranet, c'est l'endroit idéal où stocker ces informations, avec peut-être un exemplaire de votre document de conception/réalisation.
Les membres de l'équipe de suivi ne sont peut-être pas tous regroupés dans l'immeuble que vous possédez dans les quartiers chics : peut-être résident-ils aux quatre coins de l'hexagone ou de la planète et utilisent leur propre ordinateur, leurs propres logiciels. Vous devrez alors vérifier qu'ils possèdent les outils nécessaires à la réalisation et au transfert des pages. Voilà une raison de plus pour choisir une maquette simple, qui ne risque pas d'être endommagée par les différents éditeurs de HTML.
Lorsque l'équipe de suivi est constituée, créez donc une liste de discussion à son seul usage : c'est un excellent outil pour faire vivre le groupe et lui permettre de réfléchir en commun à l'animation et au renouvellement du site. Cette liste lui permet de discuter des souhaits des visiteurs du site, reçus par e-mail, ou des remarques des militants de l'association. Certaines questions peuvent ainsi être abordées au sein de l'équipe, avant d'en proposer la synthèse à un "politique", si le problème n'est pas du ressort de la seule équipe du site web (3).
4.1.6 - Le webmestre, la webmaîtresse
La répartition des tâches au sein de l'équipe se fait parfois mieux si elle est prise en charge par un animateur (coordinateur ? chef ?) de l'équipe, traitreusement bombardé, pour la peine et lui faire plaisir, "webmestre" ou "webmaîtresse". Pour ma part, je préfère "animateur" (d'où le titre du chapitre), avec ses aspects vivants, dynamisants ; "coordinateur" me semble restrictif aux simples fonctions de courroie de transmission ; quant à "chef", bon, ça n'est pas ma tasse de thé.
Intégré dès le début aux étapes de conception et de réalisation, au fait des techniques de mise à jour, le webmestre (la webmaîtresse) supervise le site et tient à jour l'agenda du suivi pour chaque rubrique.
Il (elle) s'assure de la fluidité du trafic qui alimente le site en documents source (par exemple, le rédacteur en chef de votre publication pense-t-il à envoyer, dès parution, les articles au bon format, pour les installer sur le site web ?). Il (elle) s'occupe de réunir textes et images pour les nouvelles pages.
Il (elle) s'assure que les pages réalisées de manière décentralisée sont correctes, rappelle les mots de passe oubliés, forme les bénévoles aux mystère du HTML et du FTP, propose les gabarits, explique la genèse du site.
Il (elle) s'assure que la politique déterminée pour traiter les e-mails est bien appliquée. Il (elle) propose de prendre en compte les desiderata des visiteurs, exprimés dans le courrier électronique, pour faire évoluer le site.
Il (elle) anime la liste de discussion regroupant l'équipe de mise à jour, reçoit ou propose des pistes d'évolution, et établit des décisions consensuelles. Il (elle) lance les chantiers de rénovation du site, et coordonne les efforts.
Il (elle) est persuadé(e), et en fait la base de sa pratique, que jamais un technicien, alors qu'il possède les moyens - techniques - de le faire, ne saurait parler au nom de l'association. Il (elle) assume l'humble rôle d'exécutant, et réfute celui de porte-parole politique que son contrôle d'un média pourrait lui permettre de jouer. Il (elle) peut (et aime) cependant parler au nom de sa fonction et de son expérience de webmestre (webmaîtresse).
De part sa position, il (elle) est à même de jouer l'interface entre l'équipe du site (ses besoins, ses désirs, ses ambitions, ses regrets, ses frustrations) et les structures dirigeantes de l'association. Il (elle) communique également avec le fournisseur d'hébergement, en cas de problèmes de sécurité, par exemple.
On peut enfin décider qu'il (elle), et lui (elle) seul(e), sera responsable du téléchargement sur la machine-serveur des nouvelles pages réalisées par l'équipe de suivi. Il (elle) les réceptionne, en vérifie le contenu, la forme (contenu et graphisme), la validité temporelle et les liens, et sait les placer dans l'arborescence physique du site. Le mot de passe permettant de charger les pages sur le serveur ne sera ainsi connu que d'une seule personne, ce qui s'avère, dans certains cas, une mesure de sécurité indispensable.
L'équipe de suivi est par essence mouvante, puisque sur le long terme, on peut imaginer qu'elle aura tendance à s'épaissir, accompagnant ainsi l'implantation du web dans la société française, mais il faudra quand même faire un peu de publicité lorsque le recrutement de nouvelles forces se révèle nécessaire. D'autres membres de l'équipe se lasseront de la responsabilité et du temps à y consacrer. Le webmestre (la webmaîtresse), puisqu'il (elle) connaît la charge de travail et les différents profils de poste, peut très bien se charger du recrutement, puis d'intégrer un nouveau venu et de lui proposer une première tâche à son goût, en lui en expliquant les arcanes.
Et si le webmestre (la webmaîtresse) s'en va ? Et bien, il serait bon qu'il (elle) prenne l'habitude de rédiger, tout au long de sa mission, un chapitre pour le document de réalisation, détaillant ses connaissances et sa pratique, afin de conserver la mémoire de la vie du site pour les générations d'animateurs à venir.
Complétez cette section :
- Voir également, pour les relations de l'association et de ses membres avec le site, le ch. 4.3 - Prise en charge par l'association.
- Le thème du graphisme et des graphistes est abordé dans les par. 5.1 - Graphisme simple, efficace et adapté au thème et 5.2 - Si vous avez un(e) graphiste sous la main.
- Le par. 6.3 - Travailler avec un prestataire traite des relations avec une agence de conception/réalisation, et en particulier de l'élaboration du cahier des charges.
- Voyez le thème des tests et des testeurs au par. 2.2.1 - Les tests et dans l'annexe 3 - Ergonomie sur le web.
- Sur l'importance des textes-mémoire, voyez le par. 6.2 - Cahier de conception, cahier de réalisation et de suivi.
- Approfondissez le thème des documents source avec le par. 5.4 - Les textes.
- L'équipe de suivi doit savoir s'en servir : voyez le par. 5.3 - Les gabarits.
- Pour la création d'une liste de discussion, voyez le par. 2.6 - Les listes de diffusion.
- Le webmestre (la webmaîtresse) s'inquiète des réactions des lecteurs : voyez le par. 4.4 - Contacts avec les lecteurs.
- Pour bien ranger vos fichiers, voyez le par. 5.7.1. - Plan informatique
Notes
(2) Voyez si votre fournisseur d'hébergement propose des formations, cas fréquent chez les fournisseurs associatifs ; sinon privilégiez, dans une école spécialisée, les formations ciblées de quelques jours, et non les opérations fourre-tout du type "Conception et réalisation d'un site web en 2 jours".
(3) Un exemple : lorsqu'on nous a proposé de participer aux premières Assises de l'Internet non marchand et solidaire, j'ai d'abord vérifié, au sein de l'équipe du site web, si tous trouvaient l'idée bonne, et si je pouvais prendre la parole au nom du groupe, puis nous avons demandé son accord au collectif de direction.