4 - ANIMATION DU SITE : LA COMPOSANTE HUMAINE
4.1 - Quelle équipe ?
• 4.1.1 - Equipe de conception
• 4.1.3 - Prévoir la mise à jour dès la conception
• 4.1.5 - Equipe de suivi, mise à jour décentralisée
• 4.1.6 - Le webmestre, la webmaîtresse
4.1 - Quelle
équipe ?
Revenons à l'étape précédente, celle de la conception du site. Nous y avons listé les choix à effectuer, qui sont de nature conceptuelle (comment tirer parti au mieux d'un nouveau media) mais surtout politique (quelle image donner de l'association, en s'adressant à qui). Ces décisions ne devraient pas être le fait d'une seule personne, et sûrement pas d'un seul technicien, sous le prétexte qu'il connaît le HTML, se débrouille bien en bureautique ou a décidé de faire le site web : elles sont nécessairement le reflet et le résultat d'un accord entre les forces vives de l'association.
En ce qui concerne l'organisation, vous avez le choix entre travailler en équipe, ou déléguer la coordination à un chef de projet. Le premier modèle permet de réfléchir en commun, tâche à laquelle excellent les militants associatifs, mais il est sûrement plus gourmand en temps et en réunions, un facteur handicapant si votre association repose, pour les travaux de type administratif, sur un nombre réduit de permanents secondés de quelques militants déjà trop occupés à d'autres tâches. Le second modèle est plus rapide, plus efficace pour lutter contre la "réunionite", mais implique moins le reste de l'association, ce qui peut se révéler dommage pour la vie du site.
Si vous optez pour le travail en groupe de militants, envisagez la formation de deux équipes : l'une chargée de concevoir et superviser la réalisation de la première version du site, une deuxième prenant en charge, sur la durée, le suivi et la mise à jour. Je traite les deux aspects séparément, même si vous décidez que, dans votre cas, il s'agit des mêmes personnes.
Ce chapitre 4.1, qui liste les intervenants, est vu depuis l'angle de la conception/réalisation du site, de ses besoins. Je reprend de nouveau les thèmes ici traités dans le ch. 4.3 - Prise en charge par l'association, depuis l'angle du "recrutement".
4.1.1 - Equipe de conception
L'équipe de conception regroupe des personnes qui pensent que le web est un outil utile de diffusion pour les idées de l'association. Mis à part bien sûr leur parfaite connaissance de l'association, les compétences techniques peuvent y être diverses : tout d'abord, une bonne expérience de navigation sur le web et donc la capacité de juger et d'apprécier des sites est vraiment importante, au moment de discuter de l'architecture et de la navigation. A un deuxième niveau appartiennent les militants se servant de l'Internet dans leurs activités professionnelles et utilisant couramment le courrier électronique. Il serait bon enfin de compter sur un (ou plusieurs) informaticien(s) ayant une certaine expérience du HTML.
Si ce n'est déjà fait, commencez donc par connecter l'association à l'Internet et par vous servir du courrier électronique, en rendant publique l'e-mail de l'association et en distribuant une adresse à chacun pour créer une liste de discussion interne... sur la conception du futur site web, par exemple. En interne, c'est une bonne pratique de la discussion par e-mail, et cela permet aux néophytes de commencer à s'approprier l'outil. Vers l'extérieur, la publicité de votre adresse électronique vous permet d'accumuler une première expérience quant au type de contacts obtenu par ce biais : vous définirez ainsi mieux, plus tard, l'utilisation de l'outil dans votre site web (en y précisant, par exemple : "Nous ne prenons pas de commandes d'affiches par e-mail !"). Assurez-vous enfin que l'un de vos postes au moins est connecté au web, toujours pour les néophytes : ils pourront ainsi se promener et commencer à définir ce qu'ils aiment et ce qu'ils n'aiment pas.
L'équipe en charge de la conception, analysée maintenant sous l'angle de sa participation à l'association, pourrait comprendre :
- un (ou plusieurs) membre(s) de l'équipe de direction (de coordination) de l'association, utile(s) pour ses (leurs) connaissances de l'association et pouvant intervenir lors de choix "politiques" ;
- les membres de la future équipe chargée de la réalisation et du suivi du site (dont on attend qu'ils apportent leur expérience du web), pour vérifier entre autre que le site envisagé n'excède pas trop leur capacité de travail. Au mieux, ce groupe intégrera le(s) informaticien(s) web de l'association, si vous en avez ;
- un (ou plusieurs) membre(s) de la base (activiste, militant de base, nouveau venu très enthousiaste). Ce dernier se souvient de ce qui l'a attiré, de son processus d'approche vis-à-vis de l'association ; il sait comment expliquer l'association aux sympathisants ou aux nouveaux membres. Il se met facilement dans la peau du lecteur du site. Il est enfin loin des (possibles) querelles de clocher qui empoisonnent (parfois) la vie de l'équipe de direction (de coordination) de l'association.
Parce que chaque étape de la réflexion se conclut par la rédaction d'un paragraphe pour le document de conception, nommez un secrétaire, chargé de rédiger les synthèses : un bon rédacteur, clair et méthodique, qui peut être le futur webmestre ou un membre de la future équipe de mise à jour du site. On peut également imaginer, dans l'équipe de conception, la présence d'un sympathisant éclairé (et amateur de web) et lui attribuer le rôle de secrétaire. Le fait qu'il soit extérieur tout en étant amical vous procurera un œil impartial et généralisateur sur la discussion.
Il serait utile que l'un des membres de l'équipe de conception ait de bonnes notions en HTML : au moment de cerner le contenu du site, il faut être capable de prévoir, pour chaque rubrique, la quantité de travail nécessaire pour sa réalisation puis pour son suivi. Au même moment, profitez-en pour discuter des responsabilités ultérieures. L'idée d'un agenda de vos actions, par exemple, paraît de prime abord excellente, jusqu'à ce que l'analyse de sa mise à jour régulière (sinon c'est une nécrologie de vieilles manifs) indique qu'elle nécessite un gros travail régulier, tant pour l'obtention de l'information que pour sa présentation sur le site, tâche que personne n'est vraiment disposé à prendre en charge.
Mais évitez de passer vos réunions de coordination en discussions techniques, qui ennuient les profanes et ne font pas avancer la conception. Choisissez plutôt un coordinateur technique, qui note les spécificités de chaque rubrique et contrôle leur faisabilité.
4.1.2 - Le chef de projet
Certaines associations ne peuvent se permettre de tenir autant de réunions, regroupant des chefs de service ou des militants débordés. Pourquoi ne pas déléguer la mission à un chef de projet ? Il décide lui-même du nombre de réunions à organiser et des points abordés, envoie des documents préparatoires sur ces thèmes. Il rédige les compte-rendu, et c'est lui qui prend en charge l'élaboration du cahier de conception. Ce premier document fera bien sûr le tour des principaux intéressés, pour validation. Si vous décidez de passer par un prestataire extérieur, par une agence de conception de sites web, le chef de projet rédigera le cahier des charges et fera l'interface entre l'association et l'agence.
4.1.3 - Prévoir la mise à jour dès la conception
Une notion précise des capacités techniques de la future équipe chargée du suivi sera utile lorsque vous concevrez la structure HTML du site. Considérez par exemple que l'utilisation de frames demande une certaine compétence pour ne pas s'embrouiller dans la mise à jour ou lors de la création d'une nouvelle rubrique. La même anticipation vaut pour le choix de l'éditeur HTML, dont le maniement devra être adapté aux capacités de l'équipe de mise à jour. Si vous envisagez de confier la réalisation à un prestataire extérieur, vous aurez aussi à lui préciser les responsabilités et les modalités de la mise à jour, les techniques à utiliser de préférence et leur niveau de complexité.
L'idéal est bien sûr de concevoir un site dont la charge de travail soit supportable par l'équipe chargée de la réalisation et par celle qui s'occupera du suivi. Une augmentation des effectifs de cette dernière permettra peut-être de réaliser de nouvelles rubriques, qui apparaissaient à la conception comme trop gourmandes en temps et en énergie : pensez à revoir plus tard votre contenu en fonction des forces disponibles ! Voilà pourquoi j'insiste sur le fait que le site ne doit pas, lors de sa conception, prétendre tout montrer. Il est important qu'il change, pour le lecteur, il est important, pour l'équipe de suivi, qu'elle puisse le faire vivre à la mesure de sa propre évolution, et éprouve, au fur et à mesure qu'elle grandit et prend de l'assurance, la satisfaction de proposer et mettre en place de nouvelles rubriques.
[ Cette section 4.1 est divisée en deux fichiers : lisez donc la suite ]
Complétez cette section :
- Pour approfondir l'idée d'une liste de discussion, voir le par. 2.6 - Les listes de diffusion.
- Le secrétaire rédige pour la postérité et ses petits camarades le cahier de conception, cahier de réalisation, étudié dans le par. 6.2.
- Le cahier des charges est abordé dans le par. 6.3 - Travailler avec un prestataire.