6 - PROPOSITIONS POUR UNE MÉTHODE DE TRAVAIL
6.2 - Cahier de conception, cahier de réalisation et de suivi
• 6.2.1 - Le cahier de conception
• 6.2.2 - Le cahier de réalisation et de suivi
6.2 - Cahier de
conception,
cahier de réalisation et de
suivi
cahier de réalisation et de suivi
Les cahiers de conception et de réalisation sont la mémoire de votre site. En guise d'exemple, vous trouverez, dans l'annexe 4, le document de conception et de réalisation de ce site (1). Je sais par expérience que c'est un gros boulot, en temps et en soin, de les rédiger, et qu'il vaut mieux le faire au fur et à mesure ; j'ai pu aussi vérifier qu'ils sont indispensables lorsque l'on transmet le site à un nouveau webmestre, ou à une nouvelle équipe chargée du suivi, et bien sûr dans le cas d'une mise à jour décentralisée, pour former les responsables de page. Cette genèse permet de faire vivre votre site et de le faire grandir, car elle aide à maintenir la cohérence de la réflexion initiale. Le cahier de conception aidera même à une refonte totale, si les prémisses ont changé. Le cahier de réalisation vous guidera lors de la création de nouvelles pages, de nouvelles rubriques, afin de rester dans l'esprit et la charte graphique du site. Quant au cahier de suivi, il vous indique, au jour le jour, quelles menues (ou grandioses) tâches de maintenance nécessite votre site pour croître et embellir.
Si vous utilisez la méthode décrite au chapitre 6.1, rédigez et éditez une synthèse de chaque point, au fur et à mesure.
Je me contente, dans ce chapitre, de reprendre brièvement les éléments de réflexion menant à des conclusions et à des décisions importantes : pour plus de détails, référez-vous aux épisodes précédents. Bien sûr, le regroupement par thème est purement subjectif : tant que tous les éléments d'information concernant le projet y sont, vous les arrangez comme bon vous semble, et selon votre propre logique.
Imprimez plusieurs exemplaires de ces documents, vous serez heureux de les retrouver et de les utiliser. Et mettez à jour les documents de réalisation et de suivi, si des modifications importantes ont lieu : je pense en particulier à l'ajout de pages ou de rubriques, à l'organisation informatique des fichiers, aux procédures de traitement des documents sources ou à leur origine... La participation à un travail collectif comme le suppose l'appartenance à une association induit qu'on s'estime, humblement, non indispensable. Pour passer plus facilement le relai, il faut que les procédures nécessaires à la connaissance et à la maintenance soient clairement documentées et faciles à comprendre.
6.2.1 - Le cahier de conception
Comme son nom l'indique, ce document rassemble les critères et les orientations ayant servi à la conception du site. Sa lecture est importante pour tout nouveau webmestre, et il fournit le cadre conceptuel indispensable à toute modification de l'architecture.
Outre le nom de l'association, l'URL du site et la date de conception, ainsi que le nom de son rédacteur, il comprend différentes parties, comme suit :
A. L'association
- Présentation de l'association (histoire, buts, principes fondamentaux, fonctionnement, budget...)
- Formes de communication pratiquées, image de l'association proposée et publics atteints
B. Les objectifs du site web
- Enrichir la communication existante : quels manques ont été diagnostiqués ?
- Quelle image de l'association le site doit-il donner ?
- Objectifs généraux : logique de communication (site-vitrine) ou d'information (site-service) ?
- Analyse des publics escomptés et de leurs demandes (noter les objectifs par public)
- Impératifs techniques (d'après l'analyse de l'équipement informatique du public visé)
- Quels services rendra le site ?
- Quel dynamisme ?
- Comment mesurera-t-on son succès ?
- Y a-t-il une date impérative de mise en service ?
- Pistes d'évolution du site, à moyen et long terme
- Ce que le site ne DOIT PAS être
C. Les ressources
- Ressources humaines : équipe ou chef de projet pour la conception ; équipe et coordinateur pour la réalisation ; équipe et webmestre (webmaîtresse) pour le suivi. Temps disponible, compétences
- Aide extérieure : graphiste, rédacteur, informaticien, prestataire...
- Documents sources disponibles pour le contenu (textes, images, numérisés ou papier)
- Matériel informatique disponible en interne ; connexions et pratique Internet
- Matériel prévu spécialement pour le site
- Fournisseur d'accès, fournisseur d'hébergement (définition des services nécessaires), organisme de gestion du nom de domaine
- Budget prévisionnel (conception, réalisation, suivi ; formation, embauche ; achat de matériel, de logiciel ou de livres ; coûts de connexion et d'hébergement...)
D. Eléments constitutifs du site
- Ambiance générale du site (soutenue par le graphisme, le style rédactionnel, la dénomination des rubriques...)
- Les rubriques et leurs sous-rubriques. Pour chacune : nom et contenu, mise à jour et périodicité, archivage, estimation du temps nécessaire à la mise à jour. Version définitive dès le lancement ? Responsable(s) du contenu, du suivi.
- Principes de navigation (générique, par rubrique, locale, transversale, accès directs, moteur de recherche, FAQ, sommaire, liens dans le texte...)
- Schéma du site, avec les rubriques et les sous-rubriques, les principes de navigation. Argumenter avec quelques parcours de lecteurs-types
- Page d'accueil : fonction, éléments constitutifs
- Structure des pages intérieures : liste des éléments récurrents, illustration ou pas, volume de texte...
- Textes : style adopté, calibrage moyen, politique de découpage des textes trop longs, utilisation des liens hypertextes, version pour l'impression...
- Impression en couleur de la charte graphique adoptée (prototypes sur logiciel de création d'images de la page d'accueil et des pages intérieures) et argumentation du choix
- Contacts avec les lecteurs : fonctions et politique de traitement du courrier électronique, présence et fonctions d'un forum (politique de modération), questionnaire, listes de diffusion...
- Existence et fonctions d'une liste de diffusion interne à l'association
- Rubriques proposées, devant être complétées plus tard : définition de la version minimum, contenu définitif, estimation du temps nécessaire et de la date de mise en ligne
- Charge de travail estimée pour le suivi et la mise à jour du site
- Mécanismes internes pour discuter des modifications majeures à apporter au site
- Sécurité
et sauvegarde du site
- Promotion du site
6.2.2 - Le cahier de réalisation et de suivi
Indispensable ultérieurement, lors de la création de nouveaux éléments (rubriques, pages, illustrations) qui devront s'intégrer à l'existant, à la charte graphique, rédactionnelle et informatique, le cahier de réalisation et de suivi est beaucoup plus technique, et s'enrichit au fur et à mesure de la réalisation. Je propose ici une liste non exhaustive des éléments à fournir, elle dépend bien sûr des caractéristiques techniques et graphiques de votre site. La qualité des explications sera fonction des compétences de l'équipe chargée du suivi, mais on s'attachera de toutes façons à donner des indications les plus précises possibles.
E. Consignes pour la réalisation
- Coordonnées et compétences de l'équipe interne de réalisation
- Coordonnées des collaborateurs extérieurs (graphiste, rédacteur, informaticien, prestataire prenant en charge la réalisation...)
- Où sont les différents documents sources : textes, illustrations... Qui s'occupe de la sélection, de la rédaction ou de la réécriture, de la relecture et de la correction ?
- HTML utilisé, alternatives aux techniques non universelles, éditeur HTML (nom du logiciel et version) ; sur quelle machine travaille-t-on au site ?
- Généralités de la charte graphique : largeur totale (en pixels), largeur et hauteur des différentes zones de l'écran ; couleurs de fonds d'écran, du texte, des liens actifs ou visités ; éléments et réalisation de la page d'accueil
- Liste des éléments récurrents des pages intérieures et emplacement
- Création des images d'en-tête et de navigation : dimensions des images, références des couleurs et caractères utilisés ; techniques de réalisation (logiciel utilisé, effets spéciaux, technique de compression et poids maximum)
- Textes : description de la présentation visuelle (feuilles de style) des titres, sous-titres et texte, volume de texte approximatif par page. Faut-il prévoir de regrouper certains textes en une version unique pour l'impression, et sous quelle forme ?
- Gabarits : impression du code source d'une page-type et de sa visualisation par un navigateur (idem pour la page d'accueil, si elle est complexe) ; politique de rédaction des titres de pages HTML (<title>)
- Travail sur les images d'illustration : fonctionnement du scan et de son logiciel pilote, taille et poids moyens des illustrations, formats et techniques de compression
- Procédure de conversion des documents textes sources
- Procédure de réalisation des pages HTML
- Politique de catalogage et de rangement des dossiers, des fichiers textes ou images ; plan informatique du site : préciser quelles rubriques sont dynamiques, et expliquer la politique de nommage et de rangement des futurs fichiers, ainsi que l'archivage des anciens
- Equipe, matériel et délais prévus pour les tests
- Coordonnées du fournisseur d'hébergement, procédure de téléchargement du site, responsable du téléchargement
- Actions effectuées pour le lancement du site
F. Agenda de suivi et mise à jour
- Coordonnées et compétences du webmestre, des membres de l'équipe de suivi
- Coordonnées du fournisseur d'hébergement, procédure et mot de passe pour le téléchargement des nouvelles pages, procédure d'obtention des statistiques, numéro et contact pour la hot-line (en cas de problème technique)
- Liste des rubriques à mettre à jour.
Pour chaque rubrique, préciser :
- où se trouve le document source ? qui est responsable de la sélection, de la correction, de la réécriture, de la transmission ?
- quand doit-il arriver ? avec quelle périodicité ? sous quelle forme ? quelle procédure pour la réalisation de la page HTML ? quelle charge de travail ? qui est responsable ?
- quelle procédure de téléchargement ? qui est responsable ? quel processus de relecture, de vérification, de tests ?
- politique et technique d'archivage de la page précédente
- Responsable(s) du courrier électronique : nom, e-mail. Définition des différentes personnes chargées des différentes réponses, description des procédures de travail en équipe
- Rubriques à alimenter, à enrichir : qui ? quand ? comment ?
- Responsable et charge de travail pour, le cas échéant, les listes de diffusion...
- Suivi des statistiques : procédure de récupération, analyse
- Présentation des résultats du site à l'association : qui, quand, comment ?
- Dans quel cadre proposer des modifications majeures au site ?
- Mise à jour des documents de réalisation et de... mise à jour, à chaque modification majeure
Et voilà toutes les informations réunies : une jolie mise en page, un passage à la photocopieuse pour en distribuer et conserver quelques exemplaires, un peu de reliure... Et le tour est joué ! N'oubliez pas d'en offrir un exemplaire à tous les nouveaux venus au sein de l'équipe web, et d'en discuter avec eux.
Complétez cette section :
- Le travail en équipe est évoqué au par. 4.1 - Quelle équipe ?
- Le document de conception et de réalisation est évoqué dans le par. 6.2 ; le cahier des charges sera nécessaire si vous travaillez avec une agence (cf. par. 6.3 - Travailler avec un prestataire).
- Les relations avec le fournisseur d'hébergement sont abordées dans le par. 2.4 - Hébergement adéquat.
- Pour les coordonnées du livre Information Architecture for the World Wide Web, de Louis Rosenfeld et Peter Morville, voir en bibliographie, Conception > Architecture.
Notes
(1) Annexe 4 - Document
de conception et de réalisation de ce
site