6 - PROPOSITIONS POUR UNE MÉTHODE DE TRAVAIL
6.3 - Travailler avec un prestataire
• 6.3.1 - Pourquoi ?
• 6.3.2 - Comment ?
• 6.3.3 - Le contrat
[ Cette section 6.3 est divisée en plusieurs fichiers : lisez donc aussi la première partie ]
6.3.2 - Comment ?
Tout d'abord, ce fameux cahier des charges que vous allez rédiger. C'est le document dont vous envoyez une version résumée lorsque vous prospectez auprès de différentes agences ; c'est l'ensemble des réflexions que vous soumettez au prestataire sélectionné lors des premières réunions avec lui ; c'est la référence lorsque vous jugerez de la qualité de ses premiers prototypes et du résultat final. Il sert aussi de repère à l'agence pour travailler et mesurer la validité de ses propositions. Ses composantes appartiennent à deux catégories : les informations à donner pour préciser le contenu du site, d'une part, et celles définissant son cadre de réalisation et de fonctionnement, d'autre part.
Dans la première catégorie, se trouvent les éléments du cahier de conception :
- Présentation de l'association (histoire, buts, principes fondamentaux, fonctionnement, budget...)
- Formes de communication pratiquées, image de l'association et publics atteints
- Pour enrichir la communication existante : quels manques ont été diagnostiqués ?
- Quelle image de l'association le site doit-il donner ?
- Objectifs généraux : logique de communication (site-vitrine) ou d'information (site-service) ?
- Analyse des publics escomptés et de leurs demandes (objectifs par public)
- Quels services rendra le site ?
- Quel dynamisme ?
- Comment mesurera-t-on son succès ?
- Y a-t-il une date impérative de mise en service ?
- Pistes d'évolution du site, à moyen et long terme
- Ce que le site ne DOIT PAS être. Vous pouvez peut-être, à cette occasion, organiser une balade sur le web en compagnie de l'agence : montrez-leur des sites qui vous plaisent et d'autres qui vous exaspèrent, tout en expliquant pourquoi. L'exercice est particulièrement intéressant si vous trouvez d'autres sites associatifs, et plus encore s'ils sont proches de votre thème.
Le cadre de réalisation et de fonctionnement, lui, précise :
- Les impératifs techniques (d'après l'analyse de l'équipement informatique du public visé). Ne vous faites pas vendre, sous couvert de professionnalisme, des gadgets visibles uniquement par 10 % de la population connectée, quand vous recherchez un public international, ou plus particulièrement des pays du Sud... Mais ne demandez pas non plus l'impossible, techniquement, ni surtout dans des délais trop serrés : vous risqueriez de perdre une bonne agence, la seule à oser refuser un projet que toutes jugent irréalisable...
- Le cadre de fonctionnement interne, propre à votre association (ce que le document de conception traite sous la rubrique des "Ressources"). Il est très important que vous précisiez dès le début que vous désirez mettre le site à jour vous-même, et définissiez vos capacités de mise à jour, car c'est l'un des points où votre prestataire peut vous être le plus utile, ou au contraire vous jouer les pires tours.
En effet, certains prestataires vous proposeront d'assurer eux-mêmes la mise à jour, moyennant finances : pour eux, il peut s'agir, après le paiement de la facture due pour la conception et la réalisation du site, de s'assurer un revenu mensuel fixe supplémentaire. Au-delà de la surcharge financière que cela vous occasionnera, l'idée ne me semble pas bonne car elle crée une relation plus floue entre l'association et son site, elle vous éloigne de la gestion de votre information en la déléguant : en d'autres mots, elle nuit à la réactivité de votre site à votre information. Si vous ne pouvez pas faire autrement, prévoyez dans le contrat, hormis la facturation du service, que soient précisées les procédures de fourniture de l'information, la périodicité de la mise à jour et les procédures de vérification et de conformité des nouvelles pages, de votre part, et ce de la manière la plus précise possible (vous devez être en mesure de casser le contrat, si la mise à jour n'est pas effectuée dans les temps, ou avec la qualité prévue).
Pour une mise à jour réalisé par vos soins, le prestataire prendra tout d'abord en compte le nombre d'heures que vous pouvez passer, chaque semaine par exemple, à mettre à jour votre site, pour discuter d'une liste plus ou moins fournie de rubriques dynamiques. J'ai connu le cas d'une association à laquelle son prestataire avait vendu très cher un principe de bases de données (une technique fort à la mode, en ce moment, et la conception s'en vend assez cher, alors que le volume d'information proposé et le traitement que voudra en faire le lecteur ne la justifie pas souvent), sans préciser qu'il fallait passer du temps à les alimenter et à les renouveler.
Définissez aussi le plus précisément possible le niveau en matière de connaissances informatiques de la (ou les) personnes(s) chargée(s) d'effectuer cette mise à jour, afin que votre prestataire vous propose une technique adaptée à leurs compétences. Si vous pouvez réaliser le HTML en interne, il ne vous restera plus qu'à vous faire montrer par votre prestataire, l'utilisation de ses gabarits et les mécanismes de téléchargement sur le site des pages que vous aurez vous-même réalisées. Si vous ne voulez pas manier autre chose qu'un traitement de textes, votre prestataire peut élaborer pour vous un processus à base de formulaires à remplir : ceux-ci génèrent automatiquement les pages HTML dans le contexte graphique de votre site, à partir des textes que vous y installerez d'un simple copier/coller depuis votre traitement de textes favori (5). Ces formulaires devront être conçus en prenant en compte le format de fichiers textes dont vous diposerez en interne : il est important que le traitement de l'information pour l'étape web ne soit ni trop complexe, ni trop lent, afin de s'intégrer harmonieusement à la circulation interne et externe de vos textes (par exemple, à partir de l'impression de votre journal, ou de la communication d'un fax à l'AFP, ou de la réception d'un e-mail...). Tâchez d'associer rapidement à cette étape de la réflexion la personne responsable ultérieurement de l'envoi des informations.
A partir de votre cahier des charges, des premières réunions que vous organiserez avec lui, ou d'un appel d'offre, votre prestataire rédigera son propre document de conception. C'est là qu'il vous faut prendre garde à ce que l'architecture du site qu'il vous propose donne naissance à un site personnalisé, à votre site, tant du point de vue du contenu que de celui de la technique et de la mise à jour. Ce document doit vous convaincre que l'agence a compris vos objectifs et qu'elle saura les réaliser ; il vous servira de repère tout au long de la phase de conception (architecture, rubricage, principes de navigation, services proposés, graphisme, etc.) et de réalisation.
Si vous avez mené la réflexion en interne assez loin pour étoffer votre cahier des charges d'une liste des rubriques et des services, prenez bien le temps d'analyser les modifications que l'agence vous propose : c'est une première marque de bonne volonté dans le travail en commun, et de reconnaissance de ses compétences. Tâchez également de vous adapter à ses méthodes de travail, quant au nombre de réunions, par exemple. Vous lui faciliterez le travail en nommant un seul correspondant à l'intérieur de votre association, même si vous décidez de discuter du projet en équipe : ce correspondant aura autorité pour prendre ou relayer les décisions, et saura assurer les échanges mutuels (livraison des documents sources, précisions sur les mécanismes de fonctionnement...), selon les nécessités du planning adopté.
Le planning fourni par votre prestataire est important : il vous explicite toutes les étapes nécessaires, et vous permet de travailler ensemble à tenir les délais fixés. Dès sa réception, vérifiez que l'association est à même de s'y tenir : le chef de projet doit pouvoir inclure cette surcharge de travail dans son propre emploi du temps, pas de vacances ni de congé maternité prévus du côté de la fourniture des documents sources, etc. Un planning qui saute, quel que soit le fautif (vous ou l'agence), et vous n'êtes plus maître de rien quant à la date effective de lancement de votre site. Lors de la lecture du planning, si les dénominations des opérations paraissent incompréhensibles, la réalisation d'un site imposant vaudra sans doute la peine que son chef de projet suive l'une de ces formations type "Conception et réalisation d'un site web en 5 jours", en guise d'introduction.
En ce qui concerne les documents sources, tant au niveau de la réalisation que de la mise à jour, votre prestataire est en droit de vous en demander une version numérisée, c'est-à-dire qu'il vous incombera de saisir les textes s'ils sont sur papier uniquement, ou de lui fournir des images scannées, par exemple celles que vous aurez déjà utilisées pour votre plaquette ou votre journal. Vous établirez ensemble le format optimum pour cela (fichiers textes ou images). Ne prenez pas cette étape comme une charge de travail supplémentaire, mais bien comme une manière de réellement accompagner le développement du contenu de votre site, en adaptant au passage les textes à la structure des pages web, par exemple, en les sélectionnant, en les réécrivant, ou en choisissant les illustrations les plus riches en information. Vous testez ainsi les aptitudes en interne, et commencez à établir les responsabilités des futurs alimenteurs en contenu, pour l'équipe de suivi du site. Veillez à vous en tenir au planning, pour ces tâches : une fois la phase de conception achevée, la réalisation de votre site dépend de la fourniture de son contenu, et c'est souvent plus long que prévu, ne vous laissez pas surprendre !
Pour le graphisme, deux solutions. La moins onéreuse consiste en associer au projet web le graphiste que vous avez l'habitude de charger de concevoir et réaliser votre communication. Il connaît bien votre "image", puisqu'il y collabore : s'il n'est pas au fait des spécificités du web, il se formera rapidement aux tendances actuelles en navigant tout seul, et s'initiera aux délices de la compression d'image ou de la palette de couleurs web en choisissant dans ma bibliographie, de fin d'ouvrage. Je ne pense pas que la conception d'un site web soit l'occasion rêvée pour changer de politique de communication, car vous serez déjà bien occupé. Par contre, c'est souvent l'occasion de réentamer une réflexion globale, quitte à l'aboutir plus tard.
Au fur et à mesure que le travail progresse et que son architecture se précise, veillez bien à ce que le site qui prend forme sous les doigts experts de votre agence se maintienne dans le cadre de votre cahier des charges et de son document de conception. Vous aurez sans doute prévu, en interne, un processus de consultation-validation. Profitez-en pour enrichir de vos propres appréciations et discussions le cahier de conception.
L'agence peut ouvrir, sur son propre site, quelques pages réservées à votre projet et son évolution : vous y aurez accès avec un mot de passe. Cet espace de travail en commun peut utilement donner la liste des membres de l'équipe, tant de votre côté que du leur, avec les noms, les fonctions, les responsabilités, les numéros de téléphone et les adresses électroniques. Puis une rubrique "Quoi de neuf ?" avec des liens vers les différentes phases du projet : images de la maquette, premières pages, propositions de rubriquages... dans un format pratique pour la lecture et la discussion. Vous aurez ainsi accès à une version compactée des fichiers à installer sur vos machines, pour tests. Proposez également d'ouvrir, par le courrier électronique, une liste de travail, avec les principaux interlocuteurs de part et d'autre.
Lorsqu'un premier prototype est prêt, passez à la phase de tests, tant techniques que conceptuels. Vous pouvez fournir à votre prestataire une liste de visiteurs-types, pour vérifier ensemble l'efficacité de leurs parcours à la recherche d'une information donnée. Quant aux tests de visibilité et de rapidité, ne vous fiez pas à ceux effectués en interne (lorsque le navigateur va chercher les fichiers sur l'ordinateur où il est placé, il est toujours plus rapide que par un accès modem) : tâchez d'installer une version bêta chez votre fournisseur d'hébergement, pour le tester en réel. Et prenez votre temps pour établir une liste des problèmes décelés.
J'ai connu des agences respectables qui rechignaient à effectuer la batterie de tests (différents système d'exploitation, différents navigateurs, différentes versions), particulièrement nécessaires lorsque le HTML comprend des astuces type javascripts ou feuilles de style.
Si vous voulez réaliser vous-même quelques tests, soyez intraitable sur la date de livraison du code HTML final, tout au moins celui du ou des gabarits de vos pages : autant vous obtenez rapidement une jolie image de vos futures pages, sur Photoshop (c'est le directeur artistique qui met la main à la pâte, et c'est la meilleure manière de vous accrocher), ou un fichier Word présentant et argumentant votre rubriquage, autant le code HTML peut être terriblement lent à apparaître. Et c'est particulièrement grave s'il faut le tester pour le peaufiner, et le retester et le recorriger, et se battre pour que les misérables propriétaires de Macintosh aient accès à votre information... Ne parlons pas du cas où votre prestataire n'est tenu qu'à la livraison de gabarits : si vous les attendez pour vous lancer tout(e) seul(e) dans la réalisation des dizaines de pages de votre futur site, gardez l'oeil sur le calendrier prévisionnel.
Votre prestataire est responsable de la correction des erreurs décelées ; par contre, il est en droit de vous faire payer, en "corrections d'auteur", toutes les modifications conceptuelles survenues après la clôture de la phase de conception, ou les changements de contenu de dernière minute. Une phase du planning prévoie l'installation de votre site définitif chez l'hébergeur, effectuée par le prestataire, peut-être encore, à votre charge, une phase de test sur la version définitive (dont les modalités et la longueur en temps sont à préciser) et enfin le référencement réalisé par l'agence sur vos indications. A vous de rédiger le texte pour le dossier de presse du lancement, ou d'effectuer les déclarations officielles que vous jugerez utiles.
Un dernier rendez-vous avec votre agence sera l'occasion pour elle de former l'équipe de suivi aux techniques de mise à jour du site : comment remplir le formulaire, sous quelle forme envoyer l'information, comment utiliser les gabarits, selon la solution adoptée. Dans le cas où votre prestataire est également votre fournisseur d'hébergement (6), faites-vous indiquer comment télécharger les pages créées ou modifiées, ou comment lire votre relevé de statistiques. L'agence vous remettra également sa "charte graphique", l'équivalent du cahier de conception, de réalisation et de suivi, ainsi que les éléments techniques dont vous aurez besoin : polices de caractère, originaux des fichiers images, au format Photoshop, gabarits...
6.3.3 - Le contrat
Je ne vous fournirai pas ici de contrat-type, mais nous pouvons ensemble faire le tour de certaines clauses à peaufiner avec votre agence. Nous avons déjà vu ensemble, au par. 6.3.2, quelques détails à préciser, comme les modalités de mise à jour du site, les types et phases de test et de corrections, etc. Il s'agit pour vous de vérifier que le site réalisé correspond bien à vos desiderata, tout en conservant votre autonomie face au concepteur et à l'hébergeur.
Un contrat définira le plus précisément possible les tâches qui vous incombent (par exemple, la rédaction du cahier des charges, la réalisation et la fourniture des documents sources, etc.) et celles qui reviennent à votre agence (par exemple, le document de conception, les développements logiciels, la charte graphique, la réalisation des tests, etc.). Si l'agence de conception-réalisation assure également l'hébergement, vous pouvez prévoir un contrat pour chacune de ces prestations ; pensez à inclure l'accès aux statistiques de votre site.
Les clauses concernant les droits d'auteur sont les plus délicates. Elles doivent vous garantir l'entièreté des droits de propriété sur les éléments de votre site : textes, images, graphisme, sons et animations, architecture et même principe de navigation, mais aussi les droits d'usage des logiciels spécifiques développés... Tous ces éléments sont des œuvres relevant de la législation sur les droits d'auteur. Vous devez être, grâce aux stipulations du contrat, en mesure de reproduire votre site web, sous forme de copies d'écran par exemple, dans vos parutions, ou de l'installer sur une autre machine, le temps d'une table de presse ou d'une manifestation publique, ou encore de changer de fournisseur d'hébergement. A ce sujet, une clause doit vous permettre, si vous décidez de résilier votre contrat chez votre fournisseur d'hébergement, de recevoir de l'agence de conception tous les éléments constitutifs de votre site (textes, images, sons, mais aussi logiciels spécifiques ayant servi au développement), afin de le déménager sans dommage et de pouvoir en (faire) assurer la mise à jour sans plus dépendre de votre précédent prestataire.
Insistez, dès la signature du contrat, pour que votre prestataire vous délivre un document de réalisation, reprenant les caractéristiques techniques pour la réalisation des pages HTML, des images de navigation, mais aussi les codes sources Java ou ActiveX, la description des scripts CGI s'il y en a, et les développements logiciels spécifiques, ainsi qu'une description précise des processus de mise à jour, si c'est l'agence qui s'en charge : c'est une condition indispensable pour envisager sereinement une séparation à l'amiable, ou un changement de fournisseur d'hébergement sans l'appui des techniciens de l'agence. Vous pouvez demander des éclaircissements sur certains points difficiles, lors de la dernière session de formation en interne. Enfin, si certains points vous semblent être de non-retour dans la vie à deux, prévoyez-les dans le contrat : j'ai vu une association faire appel au Tribunal de commerce, pour des délais de mise à jour non respectés par l'agence chargée du suivi du site...
Pour des modifications plus substantielles du site, si elles vous semblent nécessaires dans quelques mois ou quelques années, qu'elles soient techniques ou portant sur le fond (modification de l'architecture, de l'aspect visuel, ajout ou élimination d'une rubrique), prévoyez un nouveau contrat, avec le cahier des charges - et le devis - y afférant...
Voilà. J'espère que ces quelques conseils vous aideront à instaurer et conserver une relation de confiance réciproque avec le prestataire choisi, condition sine qua non pour donner naissance à un site de qualité.
Complétez cette section :
- Le cahier de conception est décrit au par. 6.2.1.
- Lorsque vous parlerez technique avec votre prestataire, gardez en tête les orientations développées au ch. 2 - Maîtriser la technique.
- Les relations avec le graphiste sont abordées spécifiquement dans le par. 5.2 - Si vous avez un graphiste sous la main.
- Pour les phases de test, cf. par. 2.2.1 - Les tests.
- En installant votre site, voyez le par. 4.6 - Lancement du site.
- Pour les informations que doit vous communiquer votre prestataire, voyez le par. 6.2.2 - Le cahier de réalisation et de suivi.
Notes
(5) Autre avantage de ce type de solution : le cadre est suffisamment stable et efficace pour permettre son utilisation par plusieurs personnes, si l'information provient par exemple de services différents.
(6) On me souffle à l'oreille qu'il
serait bon de dissocier les deux fonctions, celle de
concepteur/réalisateur de celle d'hébergeur,
afin que vous ne mettiez pas tous vos œufs dans le
même panier, en cas de brouille. Pour les relations
avec votre hébergeur, voir par. 2.4 - Hébergement
adéquat.