3 - LES ÉLÉMENTS DE L'ARCHITECTURE
3.6 - Mise à jour fréquente
3.6 - Mise à jour
fréquente
De même que vous ne vous attendez pas à trouver le même numéro d'un journal durant six mois dans votre kiosque, votre site doit bouger, évoluer, en un mot refléter le dynamisme de votre association. Pour chaque élément d'information, vous aurez, à la conception, déterminé s'il s'agit d'une page fixe, dont le contenu changera peu ou rarement (les statuts de l'association, par exemple), ou si au contraire c'est une page dynamique (il ne s'agit pas ici d'une technique web, mais du renouvellement du contenu informationnel), mise à jour selon l'actualité ou bien régulièrement (et avec quelle fréquence). Un site qui ne se renouvelle pas est un site mort, que l'on ne visite qu'une fois. Mais restez modeste, et n'abusez pas du mot "Nouveau !" à tout bout d'écran : votre lecteur estime qu'un site web digne d'être consulté n'est pas en chantier, mais qu'il évolue et propose sans cesse les dernières infos et de nouvelles rubriques. Si vous décidez quand même de préciser qu'une information ou un service sont récents, déterminez combien de temps vous laisserez cette précision, pour l'éliminer passée la date.
Listez les rubriques à mettre à jour, assurez-vous que vous pourrez le faire et... faites-le (34) ! Avant de vous lancer dans la création d'une rubrique type "agenda de nos actions", vous devez vous assurez que vous serez capable d'en effectuer la mise à jour diligente, en recevant l'information avec suffisamment d'anticipation, et que vous pourrez l'installer très rapidement sur le site. Une information ponctuelle placée en page d'accueil doit avoir une certaine durée de vie que vous évaluerez au fil du temps (35) et être modifiée dès que la date annoncée est passée. Rien de plus satisfaisant, après l'ajout d'un nouveau texte, que de changer les crédits en bas de page pour y modifier la date de dernière mise à jour. Vos lecteurs sauront ainsi que les adresses de vos correspondants locaux sont à jour, ou que le texte de loi que vous présentez est bien récent. D'autres ne reviendront plus si votre page d'accueil invite à la réunion du mois dernier (36).
Pour chaque rubrique dynamique, il vous faut élaborer les mécanismes de maintenance. S'il s'agit de remplacer une information, définissez le(s) responsable(s) de chacune des opérations nécessaires : sélection, rédaction, réécriture ou simple saisie du nouveau texte, conversion depuis un logiciel ou un format, méthode et règles pour le convertir en page HTML dans la norme de votre site. Vous aurez ainsi une première idée de la charge de travail que représente le suivi du site.
Si plusieurs de vos rubriques sont dynamiques, la mise à jour permanente et rigoureuse de votre site sera facilitée par la tenue d'un agenda sur lequel vous noterez la périodicité de mise à jour de certaines pages. Ajoutez également un commentaire pour définir la diligence avec laquelle doit se faire l'actualisation ("tout de suite", ou bien "dans la semaine qui suit", par exemple). Toutes ces indications (processus de mise à jour, périodicité) sont à inclure dans le document de suivi. Quelques exemples vécus : je mettais à jour, chaque fois que paraissait un nouveau numéro de notre journal, les adresses des collectifs locaux (dans la rubrique "Le réseau"), et une partie des articles (dans la rubrique "Le journal"). Les premières étaient modifiées dès que je recevais le journal : il me semblait nécessaire de prévenir immédiatement d'un changement de téléphone ou de la création d'un nouveau collectif. Quant aux articles, le travail étant plus conséquent, je m'octroyais parfois une dizaine de jours pour le mener à bien, ce qui ne prêtait guère à conséquence dans le cas d'un mensuel.
Une dernière chose importante à prévoir dès la conception, pour les rubriques dynamiques, est leur méthode d'archivage. Deux cas de figure : l'information est volatile, et disparaît au profit d'une plus récente (exemple typique, l'agenda de vos actions, s'il ne s'agit que d'indiquer date, lieu et PAF de la prochaine fête). Deuxième cas, l'information est pérenne, mais renouvelée périodiquement (les articles de votre journal) : dans ce cas, vous devez décider si vous proposez la lecture des numéros précédents , et maintenir une page de leurs sommaires, ou bien vous contenter de ne proposer que le dernier numéro. L'archivage des textes anciens, avec possibilité de consultation, est un travail en plus, mais qui en vaut la chandelle : avec toutes ces informations conservées et mises à disposition, vous transformez peu à peu votre site en une base de données consultable aisément avec l'aide d'un moteur de recherche. Par contre, vous devrez prévoir ce mode d'archivage dès le début, en particulier en ce qui concerne le regroupement et les noms des fichiers. Enfin, certaines rubriques proposent des documents mais n'ont pas vocation à les retenir longtemps : par exemple, les informations (votre dernier communiqué) présentées dans la rubrique "Les actualités" doivent être redirigées vers leurs propres rubriques ("Nos communiqués"), lorsque leur qualité de "nouveauté" est périmée. Une solution à moindre effort consiste à les installer dès le début dans leur rubrique définitive, et à ne proposer, dans la rubrique "Les actualités", qu'un lien vers celle-ci.
Si vous proposez une liste de liens sympathiques vers le reste du web, pensez à vérifier périodiquement qu'ils existent toujours, qu'eux-mêmes sont mis à jour et qu'ils correspondent encore à la brève description que vous en donnez.
Une bonne partie du web est un cimetière de sites intéressants mais abandonnés, non mis à jour : si, pour une raison ou pour une autre, votre association n'est plus en mesure de maintenir son site, prévoyez une version minimum qui restera en ligne, avec vos coordonnées et des textes de présentation intemporels, et surtout prévenez vos lecteurs, d'un cours texte en page d'accueil. C'est sans doute désagréable d'en passer par là, mais vous leur devez cette franchise.
Complétez cette section :
- Le document de conception est étudié très complètment dans le par. 6.2 - Cahier de conception, cahier de réalisation.
- Pour une réfléxion approfondie sur les moteurs de recherche, voir le par. 3.3.5 - Les moteurs de recherche.
- Sur le nom et le rangement des fichiers, voir le par. 5.7 - Les fichiers.
- Pour tester automatiquement la validité de vos liens, vous pouvez utiliser un vérificateur, comme expliqué au par. 2.2.1 - Les tests.
Notes
(34) Vous vous serez bien sûr mis d'accord avec votre fournisseur d'hébergement sur les modalités de téléchargement de vos nouvelles pages sur sa machine-serveur : logiciel utilisé, procédure, mot de passe...
(35) Je n'installais sur le site de l'association aucune annonce de manifestation, rassemblement et autre fête qui n'ait au moins une semaine d'anticipation.
(36) Voilà une information en forme de guillotine : "ton site n'est pas à jour !", qui peut marquer un site à vie, et se répandre très rapidement.