4 - ANIMATION DU SITE : LA COMPOSANTE HUMAINE
4.3 - Prise en charge par l'association
• 4.3.1 - Participation des structures locales
• 4.3.2 - La liste de diffusion interne
4.3 - Prise en charge par
l'association
Un bon site web est un site qui vit, qui évolue : pour cela, il est indispensable que l'association se soucie de son devenir. On trouve trop de sites bien ficelés mais morts, manifestement déconnectés des structures actives de l'association, qu'elles soient dirigeantes ou militantes. Or, le web est encore jeune, en France : il peut être nécessaire d'organiser des réunions pour sensibiliser les membres actifs, ou l'ensemble des militants, aux avantages d'y être présent. Beaucoup de gens comprennent mieux l'intérêt du web lorsqu'on leur décrit le type de contacts obtenus grâce au courrier électronique : si la technique de l'Internet leur semble compliquée, parce qu'eux-mêmes ne le consultent guère et ne peuvent donc en imaginer les lecteurs, le e-mail et ses questions concrètes les rapproche du public atteint par le site, leur en fait sentir l'humanité. J'ai eu pas mal de succès avec un florilège de courriers, triés pour montrer un panorama allant des insultes aux remerciements chaleureux, en passant par des commandes d'affiches ou des contacts politiques fort intéressants.
Ne sous-estimez pas les difficultés à alimenter le site en information, tant lors de sa réalisation que de sa mise à jour. J'ai eu beaucoup de mal moi-même à mettre en place des mécanismes efficaces et sûrs de réception de l'information ; des rencontres avec d'autres webmestres et webmaîtresses m'ont convaincu que le problème était quasi général. Ses causes en sont diverses : les détenteurs de l'information ne connaissent pas assez bien l'Internet et ne comprennent pas ses avantages, ils ne connaissent pas le site de l'association, ils ont du mal à se défaire du pouvoir que confère la possession de l'information, ils ne savent pas rédiger... Soyez patient et diplomate, et persévérez !
Pour que votre site propose les dernières iformations de l'association, il est fondamental de créer une dynamique d'information entre l'équipe technique de mise à jour du site (ou son animateur) et les équipes d'animation de l'association. Au mieux, mettez en place une liaison par courrier électronique. En son absence, listez les personnes à contacter pour obtenir l'information à mettre en ligne, numéros de téléphone, fax, adresse... et renseignez-vous ! Le site doit présenter les dernières décisions ou actions politiques, les dernières productions (matériel, brochures à vendre, même si lui-même n'en gère ni la vente ni la distribution), les changements d'adresse, l'évolution du maillage militant, etc. Sachez aussi que les journalistes apprécient de trouver un texte tout tapé (celui de votre dernier communiqué), qu'ils n'auront qu'à découper et commenter pour leur article ! Les militants de votre association sont le vivier où vous vous alimenterez, lorsque vous déciderez de mettre en place des procédures de mise à jour décentralisée.
Il arrive que certains messages reçus par le biais du courrier électronique nécessitent une réponse politique que l'équipe de suivi du site ne peut fournir, sous peine de s'investir d'un pouvoir (parler, décider au nom de l'association) que ses fonctions techniques ne prévoient pas. Définissez rapidement à qui rediriger ce type de message, et assurez-vous qu'on y répond (par une copie carbone de la réponse à l'adresse de l'équipe de suivi, par exemple).
Bataillez (c'est encore parfois nécessaire...) pour que l'adresse électronique et l'URL du site figurent sur le papier à en-tête de l'association, le journal, les mailings... Et surtout vérifiez que toutes deux ne contiennent pas d'erreur syntaxique (majuscules à la place de minuscules, espaces en trop, coupure intempestive...) !
Enfin, vous pouvez peut-être envisager de mentionner de manière plus détaillée le contenu et l'activité de votre site dans les autres types de publication de l'association ; rédigez pour le journal papier quelques articles sur le site, son utilité, et plus généralement sur l'Internet et ses rapports avec le thème de votre association. La presse n'est pas prolixe en articles intelligents sur le web : vous ferez ainsi œuvre utile d'apôtre.
4.3.1 - Participation des structures locales
Au cours de la réflexion initiale sur l'architecture du site, sans doute vous êtes-vous demandé si une rubrique ne pourrait pas être prise en charge par les militants, afin que les structures locales puissent elles-mêmes animer leur page, l'équivalent des pages locales dans la presse quotidienne régionale. La souplesse du web favorise à merveille les initiatives décentralisées de ce type, et donne l'occasion d'une excellente animation (type "intranet"), alternative aux grandes réunions de militants, onéreuses et difficiles à organiser trop souvent dans l'année. Votre site offre une opportunité unique de communication horizontale entre les structures : échange d'idées, de textes, d'initiatives réussies, qui forment aussi un reflet vivant pour les lecteurs extérieurs à l'association, et un puissant attrait pour rejoindre un groupe local.
Pour faire vivre cette rubrique, l'animateur du site doit d'abord rentrer en contact avec le "Monsieur (ou Madame) Internet" local, nécessairement muni d'un accès au courrier électronique. C'est lui (elle) qui discutera sur place des informations que son groupe désire présenter sur le site. Du côté de l'équipe d'animation, une FAQ, (ou texte d'explication), sur "Comment créer (animer) sa page" sera toute prête à être envoyée par e-mail, et adaptée à chaque cas. Elle comprendra des indications sur le contenu de la page, sa forme, et la procédure de mise à jour.
Pour la réalisation de la page HTML, deux cas de figure :
- soit votre interlocuteur local ne maîtrise pas le langage HTML, et il se contente d'envoyer son texte en donnant quelques indications de mise en page (<titre>, <texte>, <gras>, <rouge>...) : vous aurez alors à créer la page HTML grâce à votre gabarit de "page locale" ;
- soit il sait travailler en récupérant le code source d'une page équivalente de votre site, y insère son propre texte, et vous n'avez plus qu'à installer la page, après les vérifications nécessaires (contenu, fonctionnement des liens, adéquation à la charge graphique...), bien entendu.
Une petite astuce : l'expérience enseigne qu'il vaut mieux recevoir les textes des futures pages DANS le corps d'un e-mail, plutôt que comme fichier attaché (vue la diversité des configurations et des logiciels utilisés !).
Pensez à rappeler l'importance de la mise à jour de ces pages : les informations qui s'y trouvent doivent avoir une bonne durée de vie et être, comme l'ensemble du site, régulièrement renouvelées. Leur date d'expiration sera notée sur l'agenda de mise à jour du site.
Le responsable du site aura dans ce cas une nouvelle et réelle fonction d'animation : contacter les relais locaux, dialoguer avec eux et les relancer, recevoir leurs textes et les mettre en page, vérifier l'harmonie des nouvelles pages avec l'ensemble du site, et les installer sur le serveur. Pensez à tenir à jour une liste de vos correspondants locaux, avec leur adresse électronique ! Et déterminez, au niveau de l'association mais aussi de chaque correspondant, si cette liste peut être rendue publique ou pas (certaines personnes doivent encore être assez discrètes lorsqu'elles utilisent le courrier électronique depuis leur entreprise).
Une mise en garde, cependant : l'implantation de l'Internet et du web est telle, en France, que vous ne pouvez pas encore faire reposer une rubrique importante de votre site sur une collaboration extérieure à l'équipe de suivi, collaboration qui sera peut-être lente à se mettre en place, et de toutes façons assez imprévisible (l'un de ses charmes...).
4.3.2 - La liste de diffusion interne
L'association peut se demander, parallèlement à la mise en place de son site web, si la lente multiplication des contacts sous forme de courrier électronique ne lui permettrait pas de diffuser, par ce canal, certaines informations d'ordre interne : convocations, textes d'ordre général, discussions, exemples de tracts... Mettre en place une liste de diffusion du type "liste d'annonces" est encore compliqué (voyez avec votre informaticien et/ou avec votre fournisseur d'accès ou d'hébergement), surtout si vous voulez maintenir une certaine dose de confidentialité. Ce ne saurait être non plus l'unique canal de diffusion de vos documents, si toutes vos structures ne sont pas connectées à l'Internet, mais elle offre l'avantage d'être très peu chère, surtout pour envoyer de gros courriers. Vous aurez à maintenir à jour la liste des adresses électroniques des correspondants, à vérifier (pour les paranos) que personne d'étranger ne s'y insère... Bref, il vous faudra du temps pour l'animer : vous jugerez, en évaluant le temps nécessaire à la mise à jour du site, s'il ne convient pas de créer une autre mini-équipe pour gérer cette liste... Une autre hypothèse consiste en créer une liste de discussion interne, multidirectionnelle. Dans ces deux cas, le thème de la sécurité du transfert de vos informations se posera peut-être, à étudier avec un informaticien ou votre fournisseur d'accès.
Complétez cette section :
- Pour plus de précisions sur les listes d'annonces, voir le par. 2.6 - Les listes de diffusion.
- Le thème de la mise à jour décentralisée est abordé dans le par. 4.1.5 - Equipe de suivi